Das Intranet dient den meisten Unternehmen als ein zentrales Depot zur Ablage und zum Abruf interner Informationen. Ein Aufbau dieser Einrichtung in herkömmlicher Manier ist innerhalb weniger Stunden erledigt. Die ersten Informationen, Dokumente und andere Daten werden an den vorgeschriebenen Stellen abgelegt.

Der fortwährende Zuwachs der Informationsmenge und deren Vielfältigkeit minimiert konsequenterweise innerhalb kürzester Zeit die ehemals geschaffene Übersicht. In der täglich größer werdenden Ansammlung von Informationen verlieren an sich prägnante Inhalte nunmehr ihre Bedeutung - die Richtigen zu finden wird zu einem Abenteuer.

Die oft enttäuschenden Suchversuche mindern ihrerseits die Motivation der Mitarbeiter, der Datensammlung neues Material hinzufügen zu wollen. Wird diese Situation zusätzlich mit häufigen Änderungen bereits abgelegter Inhalte verbunden, so scheint die Ablehnung gegenüber einem System dieser Art schnell an Kräften zu gewinnen.

Ohne den Einsatz eines Content Management Systems wendet sich das ursprünglich ehrgeizige Projekt im Laufe der Zeit zu einem gemiedenen Datengrab.


Die Nutzung umfangreicher Funktionalitäten eines ausgereiften Content Management Systems zum Aufbau und zur Pflege eines Intranet eröffnet viele Chancen für dessen Betrieb. Das System dient in erster Linie zur strukturierten Verwaltung nahezu jeder Information. Dokumente aller Art, Produktbeschreibungen, Richtlinien, Kataloge, Nachrichten, diverse Informationen und sogar Daten aus anderen Systemen werden zentral erfasst. Die anschließende manuelle oder automatisierte Aufbereitung steigert den Wert dieser Information und gibt sie zur Nutzung frei.

Dieser Vorgang liefert dem Content Management System zusätzliche Informationen zur Handhabung der Inhalte. Hierbei werden beispielsweise die Art und Weise der Darstellung, die Position, die jeweiligen Zugangsberechtigungen und die Gültigkeit der Veröffentlichung definiert.


Der Kernpunkt eines Projektes zum Aufbau des Intranet liegt in der Definition aller in Frage kommenden Informationstypen und deren Verlauf von der Erstellung bis hin zum Empfänger. Die genaue Erörterung der Fragen "Wer produziert Informationen? Welche Eigenschaften besitzen diese? Was für Erweiterungen sind notwendig? Wer sind die Empfänger?" liefert das Gerüst für einen strukturiertem Aufbau.

Auf Grund der gewonnen Übersicht vorhandener Kommunikationswege wird eine Abbildung dieser Struktur im Content Management System erstellt. Sie definiert - über die aufgeführten Eigenschaften hinaus - ebenfalls die Lage und die Darstellungsform der Inhalte sowie unterschiedliche Automatismen zur Verwaltung wiederkehrender Aufgaben. Weiterhin legt die Strukturierung Zugangsberechtigungen der Benutzer und Schnittstellen für die Integration mit Drittsystemen fest.

Diese Struktur besitzt eine Gliederung, die üblicherweise dem Unternehmensaufbau und der Organisation einzelner Unternehmensprozesse zugrunde liegt. Sie beinhaltet die meisten Abteilungen, aktuelle Meldungen, diverse Richtlinien, aktuelle Rundschreiben, umfassende Telefonlisten sowie den begehrten Speiseplan.

Die Überführung bestehender Inhalte in das vorbereitete Content Management System schließt den Aufbau ab. Bei diesem Vorgang werden bestehende Inhalte in das System entweder automatisch oder manuell eingepflegt. Die anschließende Nachbearbeitung, insbesondere die Vervollständigung besonderer Eigenschaften einer jeden Information, stellt den letzten Schritt vor der Veröffentlichung dar.


Die Nutzung eines auf CM basierten Intranets ändert die bisherige Praxis in der Handhabung des Informationsmanagements. Die Inhalte können und sollten an der Stelle ihrer Entstehung in das Content Management System überführt werden. Insbesondere fachbezogene und themenspezifische Informationen werden von nun an von den Verantwortlichen selbst erfasst und gepflegt. Eine anschließende Qualitätssicherung gewährleistet die einwandfreie Veröffentlichung.

Benutzer, die das Intranet ausschließlich als Informationsquelle verwenden, erhalten die gewünschten Informationen nunmehr direkt und übersichtlich präsentiert. Eine zusätzliche Erweiterung des Systems durch eine Suchtechnologie sorgt für eine professionelle Arbeitsweise auch mit größeren Dokumentenmengen. Die Verwaltung und Pflege von vielen tausend Inhalten bereitet einem ausgereiftem Content Management System keine Schwierigkeiten.